倉庫
業務ヒアリングのためにご担当者様より、業務手順をお聞きした内容を再現します。ほぼ改編無く再現していますので、まずはお読み下さい。
1.山積みの伝票を指差し1枚取る
2.伝票に記載の商品番号キーにして棚の場所へ行く
3.伝票の商品番号と商品に記載の番号の一致を確認
4.必要個数分取り台車に載せる
5.伝票に記載の商品を繰り返し集める
・・・以降は割愛

  途中までは「何をする業務なんだろう?」と不安でしたが、手順5の辺りでやっと理解出来ました。どのような業務か理解出来ましたか?
実は「ピッキング作業」の説明をしたかったのです。「ピッキング作業」とは、顧客からの注文伝票を元に、棚等に保管された商品をピックアップする業務です。例えば商材がお菓子の場合、チョコレートやガムの注文に対して、棚から必要個数分を持ってくる業務で、最終的には顧客へ発送します。

文面からでは伝わりにくいですが、ご担当者様は非常に丁寧に説明して頂けました。今回の事象を題材にするのは少々気がひけますが、より良くなればと想い掲載します。

事象から学ぶこと

ご担当者様と接する機会があれば、「結論を先に言おう」とお伝えしたいですね。冒頭に書いたように、聞き手の私は途中で不安になり、最後の説明で意図を感じ取れました。「ピッキング作業の説明をしますよ!」と最初に言えば、続きの説明が理解しやすくなります。たったこれだけの工夫で、説明時間も短縮される上に聞き手にも良い印象をもたらします。